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Hilfe & Dokumentation

Willkommen beim Belegupload-System. Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen zur Automatisierung Ihrer Buchhaltungsvorbereitung.

Versionen im Überblick

Basis Version
Standard

Der ideale Einstieg für die einfache Verwaltung Ihrer Belege.

  • Einzel-Upload
    Hochladen von Belegen nacheinander
  • Manuelle Zuordnung
    Belege per Drag & Drop zu Banktransaktionen zuweisen
  • OCR Texterkennung
    Automatische Erkennung von Betrag & Datum
  • Smartphone Kamera
    Foto-Upload mit automatischer Drehung
PRO Version
Power User

Maximale Effizienz durch Automatisierung und Massenverarbeitung.

  • Alles aus der Basis Version
  • Auto-Matching (Zauberstab 🪄)
    Automatische Zuordnung aller Belege zu Banktransaktionen mit einem Klick.
  • Batch-Upload
    Bis zu 10 Dateien gleichzeitig hochladen. Asynchrone Verarbeitung im Hintergrund.
  • Priorisierte Verarbeitung
    Ihre Dokumente werden bevorzugt behandelt.

Kurzanleitung

Belege hochladen

Nutzen Sie die Seite "Beleg hochladen".

Am PC: Dateien einfach in das Feld ziehen.

Am Handy: Kamera-Button nutzen.

PRO Mehrere Dateien gleichzeitig markieren.

Bankauszüge (CAMT)

Laden Sie Ihre CAMT.053 Datei unter "Bankauszüge" hoch.

Das System liest alle Transaktionen automatisch ein. Dies ist die Basis für den automatischen Abgleich.

Zuordnung & Kontrolle

In der "Belegübersicht" sehen Sie alle Dokumente.

Klicken Sie auf das "Kette"-Symbol, um einen Beleg einer Zahlung zuzuweisen.

PRO Nutzen Sie den "Zauberstab"-Button für automatischen Abgleich.

An Steuerberater senden

Prüfen Sie, ob alle Banktransaktionen "grün" (zugeordnet) sind.

Weisen Sie Belegen die korrekte Kategorie (🏦 Bank / 🧾 Kassa) zu.

Nutzen Sie "Unterlagen an STB senden" für den direkten Export.

Erweiterte Funktionen

📧 E-Mail-Upload

Senden Sie Belege direkt per E-Mail an das System:

  1. Gehen Sie zu Profil → E-Mail-Upload-Einstellungen
  2. Fügen Sie eine E-Mail-Adresse hinzu und bestätigen Sie diese.
  3. Senden Sie Belege als Anhang an belegupload@papierlos.at

Das System erkennt Sie automatisch und verarbeitet die Anhänge.

↔️ Kategorie wechseln

Ändern Sie nachträglich die Kategorie eines Belegs:

  • In der Belegübersicht: Klicken Sie auf das "↔️"-Symbol neben der Kategorie-Badge.
  • Wählen Sie die neue Kategorie: 🧾 Kassenbeleg oder 🏦 Bankbeleg.
  • Bestätigen Sie mit "Wechseln". Die Änderung wirkt sich auf den Export aus.

💰 Betrag bestätigen/korrigieren

Korrigieren Sie falsch erkannte Beträge:

  • Klicken Sie auf den Betrag in der Belegübersicht.
  • Geben Sie den korrekten Betrag ein (Format: 123.45 oder 123,45).
  • Bestätigen Sie mit ✓. Der Betrag wird als "bestätigt" markiert.

💬 Kommentare & Notizen

Fügen Sie Notizen zu Dokumenten oder Transaktionen hinzu:

  • Klicken Sie auf das Kommentar-Symbol bei einem Beleg.
  • Schreiben Sie Ihre Notiz (z.B. "Tankfüllung Firmenfahrzeug").

Kommentare werden im Export-CSV mit ausgegeben und sind für Ihren Steuerberater sichtbar.

📦 Archiv-System

Archivierte Belege werden aus der aktiven Ansicht ausgeblendet.

  • Belege werden automatisch archiviert nach dem "An STB senden".
  • Zugriff auf archivierte Belege über das Menü "Archiv".
  • Wiederherstellung jederzeit möglich.

🔍 Filter & Suche

Finden Sie Belege schnell mit erweiterten Filtern:

  • Kategorie: Alle / Kassenbelege / Bankbelege
  • Status: Unbestätigte Beträge anzeigen
  • Zuordnung: Zugeordnet / Nicht zugeordnet
  • Datum: Datumsbereich wählen

Detaillierte Workflows

🔗 CAMT-Zuordnung im Detail

Nach dem Upload einer CAMT-Datei:

  • Zuordnungsseite öffnen: Klicken Sie auf "Belege zuordnen" bei der CAMT-Datei.
  • Ansicht: Links sehen Sie Banktransaktionen, rechts verfügbare Belege.
  • Manuelle Zuordnung: Ziehen Sie einen Beleg per Drag & Drop auf eine Transaktion.
  • Quick Assign: Klicken Sie auf das "Kette"-Symbol für schnelle Zuordnung passender Belege.
  • PRO Auto-Match: Klicken Sie auf "🪄 Zauberstab" für automatische Zuordnung aller passenden Belege.
  • Status-Check: Grüne Transaktionen = zugeordnet, Graue = offen.

📤 Unterlagen an Steuerberater senden

Es gibt zwei Wege, Unterlagen zu übermitteln:

Weg 1: Nach CAMT-Zuordnung (Empfohlen)

  1. CAMT-Datei hochladen und alle Transaktionen zuordnen.
  2. Auf der CAMT-Übersichtsseite: Klicken Sie "Archivieren & an STB senden".
  3. System erstellt ZIP mit Bankbelegen, Kassenbelegen, CAMT-CSV und Dokument-CSV.
  4. Download-Link wird per E-Mail an den Steuerberater gesendet.

Weg 2: Manuelle Auswahl

  1. In der Belegübersicht: Wählen Sie Belege aus (Checkboxen).
  2. Klicken Sie "Ausgewählte an STB senden".
Hinweis: Die ZIP-Struktur ist immer gleich: Bankbelege/ und Kassenbelege/ Ordner, sortiert nach der Kategorie des Belegs, nicht nach der Zuordnung.

Profil-Einstellungen

🔐 Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Erhöhen Sie die Sicherheit Ihres Kontos. Aktivieren Sie "2FA per E-Mail" unter "Profil bearbeiten". Bei jedem Login erhalten Sie einen Code.

📬 E-Mail-Benachrichtigungen

Steuern Sie Archiv-E-Mails:

  • Keine E-Mails: Nur Steuerberater erhält Benachrichtigung
  • CC an mich: Sie erhalten eine Kopie
  • Nur an Steuerberater: Standard-Einstellung

🏦 IBAN-Verwaltung

Hinterlegen Sie Ihre Geschäftskonten unter "IBANs verwalten". Das System prüft beim CAMT-Upload, ob die IBAN passt, und warnt bei Unstimmigkeiten.

Tipps & Tricks

OCR Erkennung
Das System erkennt Zahlungsarten wie "Bar" oder "MasterCard" automatisch. Achten Sie auf gute Bildqualität für beste Ergebnisse.
Smartphone Fotos
Fotos werden automatisch gedreht. Fotografieren Sie Belege am besten im Hochformat direkt von oben bei guter Beleuchtung.
Export Logik
Kassenbeleg = Ordner "Kassenbelege". Bankbeleg = Ordner "Bankbelege". Unabhängig von der Zuordnung.
Verarbeitungszeit
OCR-Verarbeitung dauert ca. 5-20 Sekunden pro Dokument. Bei Batch-Upload werden Dokumente parallel verarbeitet.
Doppelte Uploads
Das System erkennt keine Duplikate automatisch. Achten Sie darauf, Belege nicht mehrfach hochzuladen.

🆘 Hilfe benötigt?

Wenden Sie sich bei technischen Problemen an Ihren Administrator oder schreiben Sie an support@papierlos.at